Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste
Tämä on VIIKUNAn Suomen tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen. Tietosuojaseloste on laadittu 24.5.2018.
1. Rekisterinpitäjä
VIIKUNA (markkinointinimi)
True Colours Consulting (virallinen nimi)
Y-tunnus: 1663476-1
Yhteystiedot:
Kappalaisenkuja 9 A 1
02940 Espoo
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Sari Taipale
osoite sama kuin yllä
puh. 040 750 6844
asiakaspalvelu (at) viikuna.fi
2. Rekisteröidyt
Rekisteri on VIIKUNAn asiakas- ja markkinointirekisteri ja sisältää asiakkaat sekä potentiaaliset asiakkaat.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste:
- Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella.
- Henkilötietoja käsitellään myös asiakkaan suostumuksen perusteella, esim. silloin, kun asiakas on messuilla/myyjäisissä tai verkkolomakkeella jättänyt yhteystietonsa ja antanut suostumuksensa markkinointiin.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä tuotteistamme ja palveluistamme viestiminen. Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot: yhteystiedot (nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero) sekä asiakastiedot eli tiedot ostetuista tuotteista/palveluista sekä mahdollinen suostumus vastaanottaa markkinointiviestintää.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä rekisterinpitäjälle osoitteeseen asiakaspalvelu@viikuna.fi.
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. Rekisteröity voi myös pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilörekisteriin tallennettavat asiakastiedot hankitaan säännönmukaisesti seuraavin keinoin:
- asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
- asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta
- asiakkaalta itseltään messuilla/myyjäisissä täytetyn lomakkeen kautta
- asiakkalta itseltään sosiaalisessa mediassa esim. arvonnan yhteydessä
- evästeillä kerätään tietoja verkkosivujen käytöstä.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin VIIKUNAn ulkopuolelle.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti esimerkiksi seuraavia palveluntarjoajia: Shopify, Paytrail, PayPal ja iZettle.
8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakkuus on voimassa. Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissa olevan linkin kautta.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelee VIIKUNAssa ainoastaan rekisterinpitäjä. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle (esim. tilitoimisto), jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Rekisterin käyttötarkoituksen mukaisten tehtävien hoitoon voidaan käyttää alihankkijoita. Tietoja saatetaan siirtää EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista esim. sähköpostimarkkinointi. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
11. Rekisterin suojaus
Noudatamme rekisterin käsittelyssä huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojaamme asianmukaisesti (mm. ajan tasalla olevat ohjelmistot, virustorunta, salasanat). Fyysinen aineisto: Säilytämme tiedot rekisterinpitäjän lukituissa toimistotiloissa. Huolehdimme siitä, että rekisterin tietoja ja käyttöoikeustietoja käsitellään luottamuksellisesti.
